কিভাবে ইমেইল লিখতে হয়-ইমেইল লেখার নিয়ম

ইমেইল লেখার নিয়ম – Email লেখার নিয়ম : বর্তমান তথ্য প্রযুক্তির যুগে ইমেইল অথবা ইলেকট্রনিক মেইল এর গুরুত্ব কতটা তা মনে হয় আমার বলার প্রয়োজন নেই। এই পোস্টের Heading ই-মেইল লেখার নিয়ম দেখে আশাকরি বুঝতে পেরেছেন আজকে আমাদের মূল আলোচ্য বিষয় হল – কিভাবে ইমেইল লিখতে হয়।

আজকের ডিজিটাল সময়ে ইমেইল লেখা খুবই জরুরি হয়ে উঠেছে। কারণ খুব অল্প সময়ের মধ্যে যে কোনও জায়গায় ইমেইল বার্তা পাঠানো যায় । তাই আজ আমি এই পোস্টে ইমেল লেখার নিয়ম এবং ইমেল লেখার যে ফর্ম্যাট রয়েছে সে বিষয় গুলো একটা একটা করে ব্যাখ্যা করতে যাচ্ছি।

আপনি কি জানেন আমরা সাধারণত দুই ধরনের ইমেইল লিখে থাকি আনুষ্ঠানিক Email এবং অনানুষ্ঠানিক email. আনুষ্ঠানিক ইমেইলের মধ্যে রয়েছে কোম্পানির ইমেল, সরকারী ইমেল ইত্যাদি এবং অনানুষ্ঠানিক চিঠিতে বাবা, মা, ভাই, বোন এবং বন্ধুদের মতো আত্মীয়দের ইমেল অন্তর্ভুক্ত থাকে।

এই পোস্ট টি আপনি read করছেন তার মানে অবশ্যই আপনার ইমেইল আইডি রয়েছে। আর যদি ইমেইল একাউন্ট না থাকে তাহলে জেনেনিন নিচে দেওয়া লিংকে ক্লিক করে।

কিভাবে ইমেইল একাউন্ট তৈরি করতে হয়।

How to write an email – ইমেইল লেখার নিয়ম

ইমেইল লেখার Format

ইমেইল এর অর্থ হল ইলেকট্রনিক মেইল। ইমেইল এর মাধ্যমে আমরা যেকোনো মেসেজ কয়েক সেকেন্ডের মধ্যে পাঠাতে পারি। তবে এর জন্য ইমেইল প্রেরণ কারি এবং ইমেইল গ্রহণ কারির একটি unique email id এর প্রয়োজন।

Email লেখার নিয়ম জানার আগে ইমেইল লেখার format এ ব্যবহৃত বেশ কিছ words রয়েছে, সেই words গুলোর সম্মন্ধে জানতে হবে। ইমেইল লেখার format এ ব্যবহৃত terms গুলো হল- From, To, CC, BCC, Subject, Greetings

From – এখানে ইমেইল প্রেরন কারির ইমেইল এড্রেস দিতে হবে। যেকোনো mail ইমেল আইডির মাধ্যমে প্রেরণ করা হয়। এখানে আপনাকে আপনার ইমেল ঠিকানা দিতে হবে।

To – এখানে ইমেইল গ্রহণ কারির ইমেইল এড্রেস দিতে হবে। অর্থাৎ আপনি যাকে ইমেইল পাঠাবেন তার ইমেইল এড্রেস দিতে হবে।

CC – CC এর মানে হল কার্বন কপি। যখন একই ইমেইল দুই বা দুইএর বেশি ইমেল ঠিকানাতে প্রেরণ করতে চাই তখন আমরা সিসি এর ব্যবহার করে থাকি ।

BCC – BCC এর Full form হল (Blind Carbon Copy) “ব্লাইন্ড কার্বন কপি”। বিসিসি ও সিসি এর মতো অন্য লোকদের কাছে ইমেলের কপি প্রেরণের একটি উপায়। কিন্তু BCC কে ব্লাইন্ড কার্বন অনুলিপি বলার কারণ হল – এর মাধ্যমে অন্য গ্রহণ কারি দেখতে পাবে না যে অন্য কাউকে ইমেলের একটি অনুলিপি প্রেরণ করা হয়েছে।

Subject – আমাদের ইমেইল আইডির ইনবক্সে প্রতিদিন অসংখ্য ইমেইল আসে ফলে। ইনবক্স ওপেন করলে আমরা প্রতি টি ইমেইল এর Subject দেখতে পাই। আর ইমেইল এর Subject যদি আকর্ষণীয় হয় তাহলে সেই ইমেইল আমাদের নজরে আসে। Subject এ আপনাকে এমন কিছু লিখতে হবে। যা দেখে ইমেইল গ্রহণ কারির ইমেইল এর ভিতরে কি আছে, তার ধারণা গড়ে ওঠে।

শুভেচ্ছা – একটি অনানুষ্ঠানিক চিঠিতে, অভিবাদন বা শুভেচ্ছা বেশি ব্যবহৃত হয়। আপনি যদি আপনার ভাইকে ইমেল লিখছেন, তবে আপনি ইমেইল লেখার শুরু তে প্রিয় ভাই বলে লেখা শুরু করতে পারেন।

মুল বিষয়বস্তু – এখানে আপনি আপনার ইমেইল এর বিষয় গুলো বিস্তারিত ভাবে লিখবেন।

Attachment – এখানে আপনি pdf files, photo বা অন্যান্য নথি ইমেলের সাথে সংযুক্ত করে আপনার বন্ধুর কাছে প্রেরণ করতে পারবেন।

Signature – সবশেষে আপনাকে নিজের স্বাক্ষর লিখতে হবে। নিচে একটা উদাহরণ দেওয়া হবে সেখানে এই বিষয় টি ভালো ভাবে বুঝতে পারবেন।

ইমেইল লেখার নিয়ম

এখন আমরা আমাদের মূল আলোচ্য বিষয় ইমেইল লেখার নিয়ম নিয়ে আলোচনা করব। এই ই-মেইল লেখার পদ্ধতি গুলো একটা উদাহরণের মাধ্যমে নিচে দেওয়া হল-

উদাহরণ ১.

From : rislam@gmail.com

To: yislam@gmail.com

CC/BCC : যদি প্রয়োজন থাকে তাহলে সিসি অথবা বিসিসি এর ব্যবহার করতে পারবেন।

Subject: জন্মদিনের আমন্ত্রণ

প্রিয় সুরভী

আশাকরি আপনি আমার জন্মদিন মনে রেখেছেন। আমি আপনাকে খুশির সংগে জানাছি যে 31 ডিসেম্বর বাল্মিকী হলে জন্মদিনের পার্টি রাখা হয়েছে, যার সময় রাত 9 টা থেকে 12 টা পর্যন্ত।

আপনাকে অবশ্যই এই জন্মদিনের পার্টিতে আসতে হবে।

রাসেল

আশাকরি উপরে দেওয়া উদাহরণ দেখে আপনি বুঝতে পেরেছেন কিভাবে Email লিখতে হয়।

ইমেইল লেখার টিপস

আশাকরি উপরে দেওয়া উদাহরণ দেখে আপনি বুঝতে পেরেছেন কিভাবে Email লিখতে হয়। এখন আমি ইমেইল লেখার নিয়ম এর কিছু গুরুত্বপূর্ণ টিপস বলছি। যে টিপস্ গুলো অনুসরণ করে, একটি ভালো ইমেইল লিখতে পারবেন।

• সর্বদা ইমেইল সঠিক ইমেল ঠিকানায় পাঠান। প্রয়োজননে ইমেইল গ্রহণ কারির ইমেইল ঠিকানা যাচাই করুন।
• সর্বদা একটি ভালো format এ ইমেল লিখুন।
• মুল বিষয়বস্তু সর্বদা আপনার বিষয় সম্পর্কিত হতে হবে।
• ইংরেজিতে ইমেইল লেখার সময় ব্যাকরণের প্রতি নজর রাখতে হবে।
• যত টা সম্ভব সহজ সরল ভাসাই ইমেইল লেখার চেষ্টা করবেন।যাতে ইমেইল গ্রহণ কারি সহজে বুঝতে পারে।

আশাকরি এই ইমেইল লেখার নিয়ম বা কিভাবে ইমেইল লিখতে হয় Post টি আপনার ভালো লেগেছে। যদি ভালো লেগে থাকে তাহলে অবশ্যই এই পোস্ট টি বন্ধুদের সঙ্গে social মিডিয়াতে share করবেন। যাতে করে তারা ও জানতে পারে ইমেইল লেখার নিয়ম।

আরও পড়ুন :

ইমেইল কি এবং ই-মেইল এর ইতিহাস।

জিমেইল পাসওয়ার্ড পরিবর্তন করার নিয়ম।

টুইটার কি-টুইটার একাউন্ট কিভাবে খুলতে হয়।